CRITERI PER DEFINIRE LO STATO D’USO DEL VEICOLO

Al termine del periodo di noleggio, all’atto della riconsegna del veicolo, devono essere effettuati i necessari controlli sulla carrozzeria e sulla meccanica per verificarne lo stato d’uso.

Per facilitare il compito dei nostri tecnici, il veicolo dovrà essere riconsegnato in buone condizioni di pulizia esterna ed interna. Inoltre dovranno essere presenti la documentazione e tutti gli accessori e le dotazioni del mezzo quali:

q Carta di circolazione;

q Tagliando e certificato assicurativo;

q Tutte le chiavi fornite in origine;

q Attrezzatura in dotazione (ruota di scorta, kit per sostituzione pneumatici, dotazioni di legge, borsa di primo soccorso, ecc.).

La verifica dello stato d’uso sarà effettuata alla presenza del Cliente o di persona munita di regolare delega e terminerà con la compilazione di un verbale di riconsegna il quale riporterà le condizioni generali del veicolo, il chilometraggio percorso, la presenza dei documenti e delle dotazioni ed accessori previste dal contratto di noleggio e di tutti gli elementi che contribuiscono a determinare il suo stato d’uso.

Il verbale di riconsegna è il documento ufficiale che determina l’effettiva chiusura del contratto e del processo di addebito dei canoni di noleggio da parte di XY Rental. E’ quindi importante che sia controfirmato dalla persona che riconsegna il veicolo e dal concessionario che prende in deposito la vettura.

Se durante la compilazione del verbale di riconsegna vengono rilevati danni che non sono riconducibili al normale uso del veicolo, in relazione all’età e al chilometraggio, questi saranno verbalizzati e XY Rental provvederà alla chiusura del contratto con la contabilizzazione dei costi relativi a quei danni o ammanchi che possono essere addebitati al cliente secondo i termini contrattuali.

Per evitare che questi costi addizionali vadano ad influire sui vantaggi economici offerti dal noleggio a lungo termine, è importante seguire alcune semplici indicazioni che aiutano a mantenere il veicolo sempre nelle migliori condizioni d’uso:

Ø guidare sempre nel rispetto del codice della strada e, comunque, con gli accorgimenti necessari al buon utilizzo del mezzo in conformità all’uso cui è stato destinato, secondo le caratteristiche costruttive e con la diligenza e la cura del buon padre di famiglia;

Ø chiudere il veicolo a chiave ed inserire l’antifurto (ove previsto) ogni volta che il veicolo viene lasciato incustodito anche solo per una breve sosta;

Ø non lasciare nel veicolo incustodito oggetti di valore che possano attirare l’attenzione di male intenzionati che potrebbero danneggiarlo;

Ø denunciare nei modi e nei tempi contrattualmente previsti qualsiasi sinistro (con o senza controparti), atto vandalico o furto (parziale o totale) subito dal veicolo;

Ø non apportare alcuna modifica all’esterno o all’interno del veicolo o apporre scritte pubblicitarie senza espressa autorizzazione di XY e senza l’intervento di un’officina autorizzata che effettui il lavoro a regola d’arte;

Ø seguire scrupolosamente il piano di manutenzione previsto dalla casa costruttrice e dal manuale d’uso fornito da XY;

Ø mantenere il veicolo sempre in ordine e pulito, in modo da limitare il degrado di ogni sua componente durante l’utilizzo;

Ø effettuare tutte le riparazioni necessarie autorizzate per ripristinare il veicolo subito dopo un danno.

Queste brevi indicazioni, se rispettate, manterranno il veicolo nelle migliori condizioni.

Se il veicolo presenta quindi dei danni, all’atto della verbalizzazione della riconsegna, è importante determinare se questi siano riconducibili ad una normale usura o siano da considerarsi danni da sinistro, incuria o negligenza.

Per questo motivo e per rendere ancora più trasparente la procedura che verrà seguita dai nostri tecnici, nelle prossime pagine, a titolo esemplificativo, saranno descritti, corredati da fotografie, i danni che possono essere imputati alla normale usura.

CRITERI ESEMPLIFICATIVI DI DETERMINAZIONE DEI DANNI DA NORMALE USURA

Premessa:

Quanto di seguito riportato deve intendersi esclusivamente a titolo esemplificativo, senza pregiudizio derivante alle parti contraenti per quanto stabilito dalle norme contrattuali.

La XY Rental, tramite il proprio staff tecnico, è a disposizione per qualsiasi chiarimento o maggior dettaglio in merito.

ESEMPIO DI DANNI SU PARAURTI E CALOTTE DEI RETROVISORI ESTERNI

Sono riconducibili a danni da normale usura gli urti che hanno determinato lievi abrasioni, minime incisioni, solcature di minima profondità e che non hanno alterato la forma o la sagomatura del particolare.

Al contrario, non sono da considerarsi da normale usura.

Quelle abrasioni che per quantità e vastità di interessamento delle parti, ne hanno vistosamente alterato l’integrità.

Quindi, abrasioni di vasta entità dovute a strisciature contro corpi fissi (ad esempio contro un muro durante una manovra) non possono essere considerati danni da normale usura.

ESMPIO DI DANNI SUI LAMIERATI ESTERNI

Sono riconducibili a danni da normale usura gli urti che hanno determinato lievi scalfitture o abrasioni che non hanno determinato deformazioni (anche se minime) dei lamierati. I danni provocati da oggetti contundenti (graffi, piccole bolle o piccole bugnature) possono rientrare nel normale stato d’uso, salvo verificarne la gravità in rapporto alla loro estensione e profondità.

ESEMPIO DI DANNI SUL COFANO ANTERIORE

Sono riconducibili a danni da normale usura gli urti che hanno determinato lievi scheggiature dello strato di smalto procurati dalla proiezione di piccoli corpi inerti (ad esempio pietrisco) durante la marcia del veicolo.

ESEMPIO DI DANNI SU TAPPEZZERIA E SELLERIA E RIVESTIMENTI INTERNI

E’ riconducibile a danni da usura il normale logoramento della tappezzeria e selleria derivato dall’uso del veicolo. Al contrario, macchie, lacerazioni, bucature, strappi alle parti in tessuto o pelle o ai rivestimenti, non sono attribuibili ad una normale usura.

Tappezzeria, selleria e rivestimenti, sono infatti naturalmente soggetti a particolare progressivo degrado e quindi si raccomanda diligenza e cura nell’uso, nella manutenzione e nella pulizia.

ESEMPIO DI DANNI SU CRISTALLI E FANALERIA

Qualsiasi tipo di scheggiatura o crinatura è da considerarsi danno irreparabile e quindi non attribuibile a normale usura.

Nel ringraziare della preferenza e della scelta di questa vantaggiosa formula di noleggio offerta da XY, auguriamo un gradevole utilizzo del veicolo e ricordiamo che è a disposizione il numero ……………..per tutte le informazioni e chiarimenti che fossero ulteriormente necessari.
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Esempio di manuale della valutazione dello stato d’uso ALD:   Manuale_Stato_d_Uso_ALD-Automotive_LD

CALIBRO

A day in the life: Vehicle inspector – Un giorno con: Il Perito Auto Ispettore

Dealing with drivers is a constant challenge for BCA vehicle inspector Andy Kendall, especially when it comes to signing for a repair estimate that may reach thousands of pounds.

Kendall has been with BCA for more than 16 years, originally starting his career in the bodyshop and then progressing to a vehicle inspector’s role.

He is one of BCA’s 45 field inspectors in the UK, who travel around the country assessing fleet vehicles either on-site or at one of BCA’s auction centres.

Their job is to estimate the total cost to restore and repair a vehicle which is being defleeted, either for the leasing company to use as a guide when setting recharges or for fleets prior to sending vehicles off to auction. All inspectors have a ready-made office in the boot of their car which includes a printer, hand-held devices and camera.

The inspection process

The inspectors use a grading process to assess a vehicle’s body and trim, with grade one being the best condition and grade five indicating that substantial repair work needs to be carried out.

“The whole thing about vehicles going into a bodyshop is time,” says Kendall.

“Time is money in terms of company vehicles, and the grading helps highlight to potential buyers how much work would be needed.

“This is invaluable so our clients know what it is going to cost them to be able to sell the vehicle.” The companies that commission BCA’s inspectors may also have requirements and standards they expect the vehicles to be returned in with their own damage checklist with different associated costs.

There will be slightly different views on wear and tear and damage between leasing companies and manufacturers. On the flip side, some may not charge for things others will.

For example, leasing companies differ on whether they issue a fine when a vehicle’s service history is missing. During a vehicle inspection, all damage is photographed and uploaded into BCA’s reporting system.

Natural light has to be present to be able to carry out the inspection correctly and all drivers are instructed to clean their vehicles beforehand.

If the inspector turns up and the car or van is too dirty, they can refuse to perform the inspection with the charge still payable by the company.

“Dealing with the driver is a particular challenge and getting a signature from them, especially when they are faced with a particularly high bill, can sometimes be difficult,” says Kendall.

“People will deny they have had an accident and say that damage has happened without their knowledge.”

Repair damage promptly and properly

Repair early and professionally is a key message the inspectors try and get through to drivers, stressing the extra costs associated with badly carried out smart repairs or damage that goes untreated.

“Quite often we do come across smart repairs that are not always done well, which then ends up being counter-productive because the client ends up paying more to get the work re-done,” says Kendall.

“The key thing for us in the broader scheme of things is the message to get repairs done early rather than later. In our experience, damage left untreated ends up costing more in the long run and causes more damage when left.”

Wheels, tyres and bumpers are the most common damages, while incidents of air vents damaged by phone holders are becoming more frequent.

Communication is key

“Our role is to deliver a transparent audit trail for the client’s asset so they can see the condition of the vehicle when it came from fleet and decide on how to cost the vehicles back,” says Kendall.

To keep vehicle recharges down, he urges fleet operators to keep communicating to drivers the importance of reporting damage and keeping vehicles in a good condition.

“It is down to good fleet management, monthly checks and good communication to keep the vehicles in good condition,” he said.

“Not having a blame culture is also a good thing, as this can make it easier for drivers to report any damage rather than avoid doing it.”

                                                           TRADUZIONE:

Trattare con i drivers è una sfida costante per l’ispettore di veicoli della BCA Andy Kendall, soprattutto quando si tratta di sottoscrivere  un preventivo di danno che può raggiungere migliaia di sterline.

Kendall è con BCA da oltre 16 anni, ha iniziato la sua carriera in carrozzeria e poi è diventato un Perito Auto Ispettore.

Egli è uno dei 45 ispettori in campo di BCA nel Regno Unito, che viaggiano in tutto il paese per valutare i veicoli della flotta sia presso i clienti che presso uno dei centri di vendita all’asta di BCA.

Il loro compito è quello di stimare il costo totale per ripristinare e riparare un veicolo che viene tolto dalla flotta, sia per la società di leasing per fissare il prezzo di vendita o per le flotte prima di inviare i veicoli all’asta.

Tutti gli ispettori hanno un ufficio pronto all’uso nel bagagliaio della loro auto, che comprende una stampante, dispositivi palmari e macchina fotografica.

Il processo di ispezione

Gli ispettori utilizzano un processo di classificazione da 1 a 5 per valutare la carrozzeria del veicolo e assegnare, con un valore tra 1 per la migliore condizione e il grado 5 che  indica che i lavori di riparazionecon sostituzione del ricambio deve essere effettuato.

“La cosa più importante per i veicoli che entrano in una carrozzeria è tempo”, dice Kendall.

“Il tempo è denaro per i veicoli aziendali, e la classificazione aiuta molto i potenziali acquirenti indicando quanto lavoro sarà necessario.

“Questo ha un valore inestimabile e i nostri clienti sanno cosa verrà a costare loro riparare il veicolo prima di venderlo.”

Le società forniscono agli ispettori della Commissione di BCA calibri di valutazione diversi che indicano come i veicoli devono essere restituiti e danno specifiche checklist con differenti costi da abbinare ad ogni singolo danno.

Ci saranno leggere differenze di valutazione  su usura e danni tra le società di leasing e produttori o NLT. Il rovescio della medaglia è che alcuni non pagheranno riparazioni che altri faranno.

Ad esempio, le società di leasing si differenziano se emettono una penale quando il libretto di manutenzione  di un veicolo è mancante.

Nel corso di una ispezione del veicolo, tutto il danno viene fotografato e caricato nel sistema di reporting di BCA.

La luce naturale deve essere presente per poter effettuare l’ispezione correttamente e tutti i driver sono incaricati di pulire i loro veicoli in anticipo.

Se l’ispettore vede  l’auto o il furgone ed è troppo sporco, può rifiutarsi di eseguire l’ispezione addebitando il costo dell’ispezione alla società.

“Trattare con il conducente è una sfida particolare e ottenere una firma da loro, soprattutto quando sono di fronte a un conto particolarmente elevato, a volte può essere difficile”, spiega Kendall.

“La gente nega di aver avuto un incidente e dice che il danno è avvenuto a loro insaputa.”

Riparare i danni prontamente e correttamente

Riparare presto e professionalmente è un messaggio chiave che gli ispettori cercano di dare attraverso i conducenti, sottolineando i costi aggiuntivi associati con le riparazioni  da fare  o  male effettuate.

“Molto spesso noi incontriamo riparazioni  che non sono sempre fatte bene, e poi finisce per essere controproducente perché il cliente finisce per pagare di più per un lavoro rifatto”, spiega Kendall.

“La cosa fondamentale per noi in linea di massima è il messaggio per ottenere riparazioni fatte presto e bene piuttosto che male o più tardi. Nella nostra esperienza, il danno non trattato finisce per costare di più nel lungo periodo e provoca più costi quando si ripara. “

Ruote, pneumatici e paraurti sono sede dei danni più comuni, mentre gli episodi di prese d’aria danneggiati dai titolari di telefonia sono sempre più frequenti.

La comunicazione è la chiave

“Il nostro ruolo è quello di fornire una linea di controllo trasparente per gli asset del cliente in modo che possano vedere la condizione del veicolo quando è arrivato dalla flotta e decidere come dare il veicoli indietro”, spiega Kendall.

Per mantenere il veicolo in forma, egli esorta i gestori di flotte per mantenere la comunicazione ai conducenti sull’importanza di riportare danni e mantenere i veicoli in buone condizioni.

“Per una buona gestione della flotta sono necessari controlli mensili e una buona comunicazione che obblighi i conducenti a  mantenere i veicoli in buone condizioni”, ha detto.

“Non avendo una cultura di responsabilità  è anche una buona cosa per i conducenti di segnalare prontamente eventuali danni, piuttosto che evitare di farlo.”

 Author

Debbie Wood   debbie.wood@bauermedia.co.uk